実務をこなし、いざ分科会を運営していく中で、「もっとこんなことができないか」「壁にぶつかってしまった」と感じる瞬間が訪れるだろう。

本章では、そうした運営の悩みを打開し、コミュニティの熱量をさらに高めるための実践的なノウハウ（Tips）や、Jagu'e'r に用意されているシステムを紹介する。

分科会運営では、議事録やスライドなど各種資料を共有しながら進行していくが、その「データの格納先」には細心の注意を払ってほしい。

過去に、所属企業で利用している Google Workspace の「マイドライブ」にデータを格納し、他の運営メンバーへ共有していたケースがあった。しかし、その方が転職した際、企業側の Google アカウントが削除されたのと同時に、分科会の運営資料がすべて消失（削除）してしまうという悲劇が発生した。

さらに、Google Workspace の仕様上、マイドライブ内のデータは組織外のアカウント（他社のメンバーなど）へオーナー権限を直接移譲することができない。権限を移行させたい場合は、ファイルの URL が変わってしまうことを前提に「コピー（複製）を作成する」しか手段がなく、多大な手間が発生してしまう。

こうした悲劇や無駄な作業を防ぐためにも、資料の格納場所に迷った場合は、独断で進めずに Jagu'e'r 全体運営アカウント（Slack メンション : @Jagu'e'r全体運営）に相談してみてほしい。適切な共有スペースの確保について、助言をもらえるはずだ。

オンラインでの LT（ライトニングトーク）におけるタイムマネジメントは、運営にとって非常に悩ましい課題である。登壇中の話し手は画面共有に集中しているため、チャット欄で残り時間を伝えても見落とされる可能性が高い。かといって、運営が音声で割り込んで時間を告げるのは、せっかくの熱いトークの空気を冷やしてしまうリスクがある。

そこでおすすめしたいのが、Google Meet に搭載されている「タイマー機能」である。

これを使えば、終了時間がくると画面上にアラートが表示され、正確かつ機械的に時間を知らせてくれる。人間が直接割り込むわけではないため、場の空気を悪くすることなく、登壇者自身に自然な形で持ち時間を意識してもらうことができる。オンラインイベント進行における強力な武器として、ぜひ積極的に活用してほしい。

• 参考リンク : Google Meet でタイマーを設定する

• 参考リンク : Set timers in Google Meet on the web

Meetup の参加申込や LT 登壇者の募集など、各種フォームには「回答期限」が存在する。

しかし、手動で回答受付をオフにする運用だと、日々の業務に追われてうっかり締め切りを忘れてしまう事故が起こりがちだ。そんな時は、Google フォームの期限設定機能（自動締め切り）をぜひ試してみてほしい。

事前に日時を指定しておくだけで、時間になれば自動的にフォームが締め切られる。人間が手動で切り替える必要がなくなるため、「忘れたらどうしよう」という運営の精神的な負担と作業ミスを同時に減らすことができる。ちょっとした設定一つで、運営の心の平穏を守る強力なテクニックである。

• 参考リンク : フォームの回答を表示、管理する（回答の収集を停止する）

• 参考リンク : Set Google Forms to automatically stop accepting responses based on date and time or response count

Jagu'e'r における目安箱である「jVoice」は、運営の悩みや提案を届けるための強力なツールである。「○○分科会と××分科会でシナジーが期待されるが、コラボ企画はどうか」「運営メンバーが忙しく、なかなか活動できていない」といったリアルな課題やアイデアがあれば、一人で抱え込まずにどんどんこの場へ投稿してほしい。

• 参考リンク : 【 Jagu’e’r 会員必見】jVoice が誕生！

コミュニティ活動の中で、「登壇者から良いヒントをもらった」「積極的な質問でイベントを盛り上げてくれた」「あの人、いつも運営で活躍していてすごいな」と感じる場面は多いはずだ。そんな時、相手に気軽に感謝を伝えられるのが「jThanks」システムである。専用フォームに感謝を伝えたい相手とメッセージを入れるだけで、感謝の気持ちを可視化して届けることができる。コミュニティの熱量を高める最高の手段として、積極的な活用を推奨する。

• 参考リンク : jThanks をリリースしました！